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Die Digitalisierung stolpert nicht an der Technik, sondern an den Menschen, die im Ich und damit im lokalen Speichersystem verhaftet bleiben.

Jaja, alles schon gehört: Slack, Trello, Asana, Google Drive, Tresorit, Spideroak, Whatsapp, Signal und wie sie alle heißen. Jede Woche eine neue Sau im Dorf, und wir rennen. Wir arbeiten digital, vernetzt, von überall aus. Hört sich fancy an, ist aber oft nur nur grüner Tee, der zu lange gezogen hat, und deshalb jetzt blitz-neu-schwarz aussieht. Meine Erfahrung: Die digitalen Tools werden – wenn sie denn zum Einsatz kommen – nur als 1:1-Übersetzung der analogen Welt benutzt, bilden altgewohnte Arbeitsstrategien ab. Um das tatsächliche Potenzial zu heben, das die Tools in sich bergen, braucht es nicht weniger als eine Revolution unseres Verständnisses von Teamarbeit. Andernfalls vermehren sich nur die Kanäle und damit steigt auch die Redundanz und Unauffindbarkeit der Informationen.

Das Ziel: Mehr für alle

Damit Teams aus Festangestellten, Freien, Kreativen, Techniker*innen, Konzeptionär*innen und Detailfuchser*innen – sowie im besten Falle Kund*innen – auf einen Nenner kommen, brauchen sie ein gemeinsames Informationssystem. Das funktioniert nicht, wenn auch nur eine*r dabei ist, der die Arbeit mit virtuellem Speicher verweigert, weil er dazu seine eigene Komfortzone verlassen muss. Klingt banal, ist aber Alltag. Schlimmer allerdings ist, wenn Teammitglieder in dem Gedanken verhaftet bleiben, Ordnungs- und Speichersystemen für sich persönlich anzulegen. Finden die anderen Informationen nicht oder sind von Entscheidungsprozessen und Einigungen ausgeschlossen, werden auch keine Synergien gehoben. Klingt ebenfalls banal, ist aber leider eher die Regel, als die Ausnahme. Mit der gerne vorgeschobenen Datensicherheit hat das nur in seltenen Fällen etwas zu tun, viel mehr mit der inneren Einstellung. Wir haben uns alle an unsere Outlook-Ordner und das lokale Laufwerk (schlimmer: den Desktop) gewöhnt. Der Ursprung dieser Arbeitsweise speist sich aus dem jahrhundertelang verinnerlichten Regal des schlechten Gewissens hinter dem Schreibtisch: Ich weiß ja, auf welchen Stapel ich es ungefähr gelegt habe, und Weihnachten räume ich es auf.

Trial and Error birgt keine Effizienz

Arbeitsweisen und Teams sind aber dynamischer als Regale. Kolleg*Innen wechseln, neue Expert*innen stoßen dazu, Spezialist*innen kommen teils nur projektweise ins Team. Jedes Mal geht das Aneigenen von Arbeitsabläufen und Teambesonderheiten via Versuch und Irrtum sowie das Suchen von Basisinformation wieder von vorne los. Dann muss es noch ins eigene (jetzt oft digitale) Regal einsortiert werden. Und schwupps, nur ein Jahr später, arbeiten die „Neuen“, als wären sie schon immer dagewesen!

Von Möbeln und Herrschaftswissen

Das innere Regal ist aber nicht nur möbelarisch gelernt. Es nährt sich auch aus Unsicherheit: Wer sich beweisen muss, sammelt Herrschaftswissen. Macht sich unentbehrlich. Oder zumindest so schwer zu ersetzen wie nur irgendwie möglich.

Nun können wir uns alle fragen, ob wir so arbeiten wollen. Oder ob wir mal etwas weniger Frustbehaftetes versuchen?

Die digitalen Tools bieten uns die Chance auf einen Wandel, doch wir ergreifen sie nicht, denn Digitalisierung beginnt im Kopf und im Selbstvertrauen. Slack, Trello und virtuelle Speicher lassen die altbekannten Schwächen Unsicherheit, Selbsterhalt und Bequemlichkeit nur besonders sichtbar werden.

Slack: Albtraum für Verunsicherte und Herrschaftswissensverfechter

Das Kommunikationsprogramm Slack sortiert den Informationsaustausch in einem Team (Unternehmen, Homeoffice-Angebundenen, externe Dienstleister*innen, …) im Idealfall in selbsterklärend benannten Kanäle und Gruppen, zugänglich für jeden im Team. Unter jeden Post können Kommentare, Antworten und Weiterführendes gebündelt und für alle sichtbar gepostet werden. Die Vorteile: Jede*r ist in alles, für das er oder sie sich interessieren möchte, inkludiert. Kein*e Absender*in einer E-Mail muss entscheiden, wen er in CC nimmt, jeder entscheidet für sich selbst, welche Informationsbereiche man oder frau sich nun aneignen möchte. Wenn Absendende der Meinung sind, jemand sollte etwas unbedingt lesen, kann er oder sie markiert werden. Bei Wiederkehr aus dem Urlaub warten dann nicht 500 ungelesenen E-Mails unterschiedlichster Themen und Ansprechpartner unpriorisiert übereinander im E-Mail-Fach des Todes, sondern sind bereits – durch die Kanal-Struktur, feinsäuberlich vorsortiert und bereit für den schnellen Überblick vor dem ersten Call.

Slack hat selbstredend noch viel mehr Funktionen (ja, auch eine private Läster-Chat-Funktion! Nur Vorsicht: Chef*in liest mit). Aber es gilt erstmal: Alles ist für alle transparent. Das ist ein Problem – für alle, die verunsichert oder schüchtern sind, und insbesondere für die, die gern Informationen für sich oder eine bestimmte Gruppe Privilegierter zurück halten. Kommen die Informationen nur im eigenen E-Mail-Fach an, hat man die Macht zu entscheiden, wem man die Information – und auch den eigentlichen Urheber der Information oder kreativen Leistung – zugänglich macht, und wem nicht.

Ein Problem gibt es zudem immer, wenn Slack als Dokumentationssystem benutzt werden soll. Das ist etwa, wie in der Bibliothek eine bestimmte Papiersorte ausfindig machen zu wollen. Slack (oder ähnlich angelegte Programme) dienen dem vergänglichen, täglichen Austausch und der kleinteiligen Abstimmung, die in einem vergangenen Jahrhundert noch von Schreibtisch zu Schreibtisch gerufen wurde. Und jede*r, der einmal in einem Team gearbeitet hat, weiß, davon gibt es genug, auch mehr, als für die Nachwelt erhalten bleiben muss.

Trello: Albtraum für Fachfremde und Unsortierte

Das Projektmanagement-System Trello steht hier stellvertretend für die Asanas und Basecamps dieser Welt. Das Prinzip ist immer das Gleiche: Es gibt (Arbeits-)Bereiche, und in den Bereichen gibt es Projekte, und darin wieder Aufgaben. Diese Aufgaben können Termine haben und Personen zugewiesen werden und vor allem anderen: Innerhalb der Aufgaben werden gebündelt und in aller Kürze zentrale Fortschritte und nächste Schritte dokumentiert (also genau das, was Slack nicht kann). Es gibt nicht 20 identisch angelegte E-Mail-Ordner bei 20 Kollegen, in die 20 mal einsortiert wird, was Heinz-Ulrich am Dienstag um 15.34 Uhr in die Betreffzeile der zum siebten Mal weitergeleiteten E-Mail getippt hat. Dateien und Hinweise liegen fein säuberlich sortiert, zugeordnet und für jede*n nachvollziehbar – bei Trello – auf der Rückseite eine klapp- und scrollbaren Karte. Die Vorderseite trägt den Projektnamen.

Klingt zu ideal? Ist es auch – außer für Menschen, die lieber nicht zugeordnet wissen, wer die Arbeit macht, dokumentiert und strukturiert. Die eigentlich nicht wollen, dass Kolleg*in SoundSo einfach über eine Karte die verlinkte eigene Vorlage für Liste XY finden kann, denn die hat man sich ja hart selbst ausgedacht und erarbeitet. Oder noch schlimmer: Kund*innen / Chef*innen / Teamleiter*innen könnten sehen, wie viele Aufgaben noch offen sind oder gar überfällig. Oder noch schlimm-schlimmer: Man muss ja ein System erstellen. Und einhalten.

Virtueller Speicher: Albtraum für Technikfremde, Unstrukturierte und Fachfremde

Und jetzt geht es wirklich ans Eingemachte: Über virtuellen Speicher können Dokumente gemeinsam bearbeitet, kommentiert und abgelegt werden. Jeder kann sie – je nach Freigabestufe – lesen, bearbeiten, kopieren, wie er lustig ist. Das heißt, Ideen und erbrachte Arbeit können mehrfach genutzt werden. Horter*innen von Herrschaftswissen und Technikfremden macht das ganz schön zu schaffen. Die Chefetage könnte bei der Gelegenheit auch noch merken, dass grundlegendes Verständnis für einen digitalen Login fehlt – oder das Wissen darum, dass man während der ganzen Arbeitszeit mit der privaten Amazon-Adresse eingeloggt war, und deshalb komischerweise nicht auf die Arbeitsdateien zugreifen konnte. Das Team könnte sehen, dass alle Dateien wild und mit automatisch generierten Dateinamen in einem Ordner liegen, und das verwendete System dahinter Suchfunktion und Erinnerungsvermögen heißt.

An dieser Stelle möchte ich allerdings eine Lanze für tatsächliche, weiterentwickelt-erprobte Systeme brechen: Ein durchdachtes Datei-Ordnungssystem hilft nicht nur dem Team, gemeinsam zu wachsen und Kund*innen (aus Agentursicht), weil sich die/der Backup-Kolleg*in auch bei einem spontanen Ausfall der Hauptansprechpartner*in gut zurecht findet. Ein solches System befördert auch die Weiterentwicklung und Professionalisierung der eigenen Arbeit, zumindest geht es mir so.

Bei allem Rant: Glück auf, los geht´s!

Ja, ich weiß, das war böse. Aber das Körnchen Wahrheit hat der geneigte Leser vielleicht entdeckt. Und ich gebe gern zu, ich habe mich ein, zweimal beim Schreiben selbst ertappt gefühlt. Die digitalen Tools geben uns aber die Chance, dem Wort Teamwork echtes Leben einzuhauchen. Aneinander besser zu werden. Unsicherheiten zu überwinden und schneller bessere Innovationen zu schaffen, die am Ende vielleicht sogar die Welt ein kleines bisschen lebenswerter machen. Nichtsdestotrotz gilt – ganz, wie bei der alten, hassgeliebten Datenbank – immer das Credo: Wer nicht schult, macht kaputt. Einsteiger*innen, Altgediente und Technikmuffel werden aber im Idealfall immer besser mitgenommen statt allein gelassen, und reichlich mit Information zu den verwendeten Systemen versorgt. Fachlich Fremde und Unsichere werden im Team hoffentlich verbal und überhaupt abgeholt und bekommen über die Systeme die Gelegenheit, sich, bei Wunsch, ganz im stillen Kämmerlein zur Spitze des Teams aufzuschwingen.

Und vor solch, dann sehr versierten, neuen und alten Kolleg*innen und Mitstreiter*innen kann doch niemand Angst haben – oder?