Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung in der Unternehmenswelt geht es vor allem auch um die Frage nach der Verbesserung der Zusammenarbeit. Heutzutage werden Aufgaben im Team erledigt, der Austausch mit Kollegen und anderen Abteilungen findet oft zeit- und ortsübergreifend statt, und auch externe Partner oder Kunden werden in einige Prozesse einbezogen. Ohne geeignete Instrumente und digitale Lösungen sind Abstimmungsprozesse zu Terminen oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oft langwierig, umständlich und nehmen einen erhöhten Anteil der Arbeitszeit in Anspruch. Zu den mühseligsten Bürotätigkeiten gehören für Mitarbeiter die Terminfindung bei großen Gruppen, Suche nach älteren Dateien, E-Mail-Bearbeitung, Meetings und Dokumentenablage.

Kollaboratives Arbeiten ist oft noch umständlich

Doch auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten läuft längst nicht reibungslos: Wenn beispielsweise mehrere Kollegen ein Dokument bearbeiten, werden in den meisten Fällen zwischen zehn und 50 E-Mails zur Abstimmung verschickt. Über 60 Prozent derjenigen, die kollaborativ arbeiten, geben in der Digital-Working-Studie an, dass das gemeinsame Erstellen von Dokumenten wie Verträge, Angebote oder Präsentationen im Team oft umständlich und zeitaufwändig ist. 55 Prozent beklagen eine hohe Fehlerrate und zwei Drittel sind genervt, dass sie die Änderungen der Kollegen nicht nachvollziehen können. Dabei würden über die Hälfte der Befragten ihre Arbeit häufiger mit den Kollegen teilen, wenn es denn einfachere Möglichkeiten für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gäbe.

Das Bild, das die Digital-Working-Studie an dieser Stelle zeichnet, verwundert, denn gerade die Digitalisierung kann dabei helfen, Prozesse und Abstimmungen zu optimieren. Die technischen Lösungen stehen bereit. Es hinkt – das legen die Ergebnisse nahe – zumindest bei einem Teil der Unternehmen an der Umsetzung.