- Anbieter Canto überzeugt in mehrstufigen Auswahlprozess Auftraggeber Phoenix Contact
- Relveanteste Kriterien waren Prototyp und Referenzkundenbefragung
- Projektmanager hält Anforderungen und Aufwendungen in der Balance
Berlin, 2. August 2017 – Die Architektur neuer Digital-Asset-Management-Systeme gibt den Ausschlag, ob fünf- bis sechsstellige Investitionen nach Einführung ihr volles Potenzial entfalten oder nicht. Das Unternehmen Phoenix Contact, Experte für Komponenten, Systeme und Lösungen im Bereich der Elektrotechnik, Elektronik und Automation, beauftragte nach einem dreistufigen Auswahlprozess den Anbieter Canto, das hauseigene Digital-Asset-Management-System neu zu implementieren. Es galt, rund 650.000 digitale Assets wie Produktbilder, Videos und Sales-Dokumente für mehr als 150 Content-Manager weltweit zugänglich zu machen.
Learnings aus dem Auswahlprozess: Prototyp, Referenzen und Projektmanager
Das Unternehmen Phoenix Contact bereitete die Modernisierung seines Digital Asset Managements (DAM) mit einer umfassender Due Diligence vor. Nach der Analyse des Ist-Zustands und definierter Zielsetzung wurden die Anforderungen festgelegt. Phoenix Contact unterschied zwischen fachlichen, technischen und kaufmännischen Anforderungen, auf deren Basis eine Bewertungsmatrix erstellt wurde.
Anbieterauswahl im Überblick
Um den richtigen Anbieter zu finden, arbeitete Phoenix Contact mit einem dreistufigen Prozess: Zunächst wurden die zuvor online recherchierten DAM-Anbieter einem Stresstest sowie einer Referenzkunden-Befragung unterzogen. Die ermittelten Favoriten wurden damit beauftragt, einen Prototyp zu entwickeln. Auf Basis der Ergebnisse beider Durchläufe traf Phoenix Contact die Entscheidung für ein Digital-Asset-Management-System.
Learnings
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Auswahlprozess ergaben sich aus Sicht von Phoenix Contact aus dem Prototyping und der Websession als Stresstest. „Ohne den Prototyp wäre eine valide Entscheidungsgrundlage nicht gegeben gewesen“, fasst Barbara Brand zusammen. „Bei der Referenzkunden-Befragung hat sich bewährt, ein Gespräch in Abwesenheit des Anbieters zu führen. Cantos System Cumulus hatte etwa nicht nur die engagiertesten Fürsprecher und den für uns optimalen Leistungsumfang, sondern wurde und wird auch von einem Team angeboten, das den Stresstest überzeugend absolvieren konnte.“
Bei Großprojekten: Externen Projektmanager erwägen
Wird eine abteilungsübergreifende Enterprise-Software eingeführt, ist sachgetriebenes Projektmanagement entscheidend. Um die teils widersprüchlichen Interessen unter einen Hut zu bekommen, gilt es neutral abzuwägen, ob für das Gesamtprojekt jeweils Nutzen oder Aufwand überwiegen. Wird ein DAM-System zu stark individualisiert, ist zudem oft kein automatisiertes Update mehr möglich. „Übernimmt der Dienstleister das Projektmanagement, werden darauf bei der Einführung eines DAM-Systems 20 bis 25 Prozent des Gesamtvolumens verwendet”, sagt Andreas Mockenhaupt, Director of Canto Professional Services bei Canto.
Ergebnisse
Da Media-Assets künftig „On the fly“ für digitale Medien und Kanälen generiert sowie kanalneutral vorgehalten werden, geht Phoenix Contact von einem hohen Sparpotenzial bei Mitarbeiter-Ressourcen sowie von einem um rund 70 Prozent reduzierten Bestell-, Retusche- und Bearbeitungsaufwand aus. Da die Assets künftig nach Bedarf automatisiert generiert und konvertiert werden, kann auch dokumentiert werden, wie häufig und wofür die Assets gebraucht wurden.
Über das Unternehmen: Phoenix Contact-Gruppe
Das deutsche Familienunternehmen stellt Komponenten, Systeme und Lösungen im Bereich der Elektrotechnik, Elektronik und Automation her und beschäftigt rund 15.000 Mitarbeiter weltweit. Bei über 60.000 Produkten entsteht auch ein erheblicher Aufwand für die Verwaltung digitaler Assets wie Produktbilder, Videos und Sales-Dokumente. Zuletzt betraf dies 650.000 Assets, auf die 150 Content-Manager weltweit zugriffen. Das Unternehmen arbeitet mit einer 120-köpfigen Inhouse-Unit, die Kommunikationsstrategien entwickelt, Assets erstellt und Events organisiert. Allein die Website wird in 23 Sprachen in 47 Ländern angeboten.
Über Canto
Canto wurde 1990 gegründet und gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Digital-Asset-Management-Software und -Dienstleistungen. Rund 800 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie 2.500 Kunden weltweit nutzen das Canto-Flaggschiff Cumulus für Digital Asset Management (DAM) sowie die Canto Professional Services. Mit Cumulus können Unternehmen Dateien wie Fotos, Videos, Dokumente und Präsentationen archivieren, organisieren, teilen und plattformübergreifend veröffentlichen. Die Software erlaubt einen hohen Individualisierungsgrad und bietet individualisierbare Metadatenkonzepte mit einer außergewöhnlichen Detailtiefe bei der Inhalts- und Rechtebeschreibung digitaler Assets. Cumulus zeichnet sich neben einer breiten Funktionalität durch eine flexible Integration in Drittsysteme aus. Canto mit Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in Gießen sowie in San Francisco weltweit vertreten. 2016 wurde es zum dritten Mal in Folge in einer Erhebung von Capterra zum beliebtesten Anbieter von Digital-Asset-Management-Software unter 200 Anbietern gekürt.
Über den Canto DAM Summit
Canto richtet jährlich den Canto DAM Summit aus. Bei der zweitägigen Digital-Asset-Management-Konferenz können sich Experten und Interessierte, Berater, Kunden und Partner über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Branche austauschen. Der nächste Canto DAM Summit findet am 9. und 10. Oktober 2017 in Berlin statt. Weitere Informationen unter: http://eu.cantosummit.com/.
